進捗管理を見える化し、プロジェクトを円滑に進めよう！

多くの現場で起こりがちなこの悩みは、進捗管理がうまくできていないことが原因かもしれません。進捗管理とは、プロジェクトの各タスクがどれだけ進んでいるのかを可視化し、計画通りに進めるための管理手法です。たとえば、進捗状況を横棒グラフ（ガントチャート）で表すことで、遅れやリソースの不足を早期に発見し、対応策を立てやすくなります。

この記事では、進捗管理を「見える化」するための方法やツールについて詳しく紹介します。具体的には、Excelを使ったガントチャートの作成方法や、Trelloやスプレッドシートを活用したタスク管理術など、幅広いツールの使い方をわかりやすく解説します。これにより、今まで曖昧だったプロジェクトの進行状況をクリアにし、チーム全体で同じゴールを目指せるようになります。

「今、自分のプロジェクトはどこまで進んでいるのか？」と悩むことが多い、プロジェクトマネージャーやチームリーダーの方々にぜひ読んでいただきたい内容です。この記事を読むことで、進捗管理の重要性を理解し、日々の管理業務がスムーズになるヒントを得られるでしょう。チームのパフォーマンスを最大化し、プロジェクト成功に向けた確かな一歩を踏み出してみませんか？

進捗管理の見える化とは

進捗管理とは、プロジェクトや業務の進行状況を把握し、計画通りに進めるための管理手法です。例えば、進捗状況を横棒グラフ（ガントチャート）で表すことで、どのタスクがどの段階まで進んでいるのか、誰がどのタスクを担当しているのかを一目で確認できます。これにより、プロジェクトの遅延やリソースの不足を早期に発見し、適切な対応を講じやすくなります。

具体的には、プロジェクトマネージャーが「全体の進行状況を確認したいとき」や「各タスクの進捗が順調かどうかを把握したいとき」に、進捗管理表を活用します。特にガントチャートと呼ばれる横棒グラフは、各タスクの開始日と終了日を視覚的に確認できるため、プロジェクトの進捗を効率よく管理できる代表的な手法です。

進捗管理を見える化することは、プロジェクトの成功に欠かせない重要なステップです。ここからは、進捗管理を見える化する具体的な手法について、それぞれのメリットとデメリットを交えながら解説します。

進捗管理を見える化する方法

進捗管理を見える化する方法はさまざまですが、どの方法にもメリットとデメリットがあります。プロジェクトの規模や目的に応じて最適な手法を選ぶことが重要です。以下に代表的な進捗管理方法を4つ紹介し、その特徴をまとめました。

日報・ホワイトボード

手軽に始められるアナログな方法としては、日報やホワイトボードを使った進捗管理が挙げられます。チームメンバーが毎日、進捗状況を報告することで、管理者が全体の進行状況を把握できます。ホワイトボードはタスクを視覚的に確認でき、特に小規模なプロジェクトに有効です。

メリット

デメリット

活用シーンの例

WBS（Work Breakdown Structure）

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトを細かい作業に分割し、それらの関連性を図解する手法です。各タスクの進捗を把握しやすく、スケジュール管理に役立ちます。

メリット

デメリット

活用シーンの例

カンバンツール

カンバンツールは、タスクを「To Do」「In Progress」「Done」などの列に分けて管理する手法です。カード形式でタスクを整理するため、進捗を視覚的に確認しやすく、アジャイルなプロジェクト管理に適しています。

メリット

デメリット

活用シーンの例

以上の方法を参考に、自分のプロジェクトの規模や目的に合った進捗管理方法を選んでみてください。進捗管理を見える化することで、プロジェクトをよりスムーズに進めることができるでしょう。

進捗管理の見える化おすすめツール4選

進捗管理を見える化するためのツールにはさまざまな種類があります。ここでは、進捗管理に役立つおすすめのツールを4つ紹介し、それぞれのメリット・デメリットをまとめたうえで、実際にどう活用できるのかについても解説します。

Excel

進捗管理といえば、まず思い浮かぶのがExcelです。手軽に始められ、カスタマイズ性も高いため、多くの企業で採用されています。

メリット

デメリット

活用シーンの例

推奨シチュエーション

スプレッドシート

Googleスプレッドシートは、Excelと同様の機能を持ちながら、複数人で同時に編集ができる点が強みです。リアルタイムで進捗を確認できるため、リモートワーク時の進捗管理に適しています。

メリット

デメリット

活用シーンの例

推奨シチュエーション

Trello

Trelloは、カード形式でタスクを管理できるツールです。カンバン方式を採用しており、視覚的にわかりやすく、プロジェクト管理に適しています。

メリット

デメリット

活用シーンの例

推奨シチュエーション

jooto

jootoは、タスクをカード形式で管理できるだけでなく、ガントチャート形式でも進捗を確認できるツールです。直感的に操作できるため、プロジェクト管理初心者にもおすすめです。

メリット

デメリット

活用シーンの例

推奨シチュエーション

Excelを使った進捗管理の見える化の手順

Excelを使って進捗管理を見える化する方法の中でも、ガントチャートを作成する手順を順を追って説明します。ガントチャートは、プロジェクトの各タスクの開始日と終了日を視覚的に確認できる表で、進行状況を一目で把握できるため、進捗管理に最適なツールです。

以下の手順に沿って、Excelでガントチャートを作成してみましょう。

ガントチャートの作成の準備

まず、Excelのシートを新規作成し、ガントチャートを作成するための基本的な項目を設定します。以下の列を作成しましょう。

• タスク名：各タスクの名称を入力します（例：企画書作成、デザイン、レビューなど）。
• 担当者：タスクを担当する人の名前を入力します。
• 開始日：各タスクの開始日を入力します。
• 終了日：各タスクの終了日を入力します。

これらの基本情報を入力することで、プロジェクト全体のタスク構成を把握しやすくなります。

ガントチャートの縦軸を入力する

次に、Excelの左側（A列）に縦軸としてタスク名を入力します。ここには各タスク名（例：「企画書作成」「デザイン」「レビュー」など）を入力し、タスクごとにわかりやすく表示されるようにします。

• A1セルに「タスク名」を入力し、その下に各タスクの名称を順番に入力します（例：A2に「企画書作成」、A3に「デザイン」、A4に「レビュー」）。
• 必要に応じて、B列に「担当者名」を入力します（例：B2に「山田」、B3に「田中」など）。

日付を入力する

ガントチャートの横軸には、日付を入力します。ここで、日付を入力する際には、開始日からプロジェクト終了日までの期間をすべて入力しておきましょう。

• C1セル以降にプロジェクトの開始日（例：2024/10/01）を入力します。
• その右隣のセル（D1、E1…）に、プロジェクト終了日までの各日付を1日ずつ順番に入力していきます（例：C1に「2024/10/01」、D1に「2024/10/02」など）。

これにより、横軸で日付を確認しながら、各タスクの進捗を視覚的に把握できるようになります。

開始日から終了日までを塗りつぶす

次に、各タスクの開始日から終了日までを塗りつぶして進行状況を視覚的に表現します。

• 各タスクの開始日と終了日をもとに、その期間のセルを選択します（例：タスク「企画書作成」が10/01～10/05であれば、該当のセルを選択）。
• セルの塗りつぶし機能を使用し、期間内のセルを色で塗りつぶします（例：青色や緑色など、進行状況に応じて色分けするのも効果的です）。

これにより、進捗状況を視覚的に確認できるガントチャートが完成します。

プルダウンを活用

Excelのプルダウン機能を使って、担当者やタスクのステータスを選択式にすると、入力の手間を省き、データの一貫性を保つことができます。

• B列の担当者名や、D列の「ステータス（完了、未完了など）」のセル範囲を選択します。
• [データ] タブから [データの入力規則] を選び、リスト形式でプルダウンを設定します。
• 担当者名やステータスを入力リストとして設定し、選択肢から簡単に選べるようにしましょう。

これにより、ミスのない入力と、進捗状況の管理がより簡単に行えます。

関数を活用する

Excelの関数を活用することで、進捗率の自動計算や残り日数の把握が可能になります。ここでは、進捗管理でよく使われる IF関数 や DATEDIF関数 の使用方法を具体例とともに説明します。

例1：ステータスに応じてセルの値を変える

例えば、各タスクの進捗状況を「未着手」「進行中」「完了」の3つで管理したいとします。このとき、IF関数を使って以下のような設定を行います。

=IF(D2=”完了”, “100%”, IF(D2=”進行中”, “50%”, “0%”))

• D2 には、タスクのステータス（「完了」「進行中」「未着手」）が入力されています。
• 上記の関数では、D2が「完了」の場合に「100%」を表示し、「進行中」の場合は「50%」、「未着手」の場合は「0%」を表示します。

これにより、各タスクの進捗状況に応じて進捗率を自動表示でき、手動での進捗管理が不要になります。

特定の日付を超えているかどうかで遅延を表示

終了日が今日の日付を超えているかを確認し、遅延が発生しているタスクを自動的に表示する場合、IF関数とTODAY関数を組み合わせることで簡単に管理できます。

=IF(終了日 < TODAY(), “遅延”, “進行中”)

• 終了日 には、各タスクの終了日が入力されているセルを指定します（例：C2）。
• この関数では、終了日が今日の日付を過ぎている場合は「遅延」、終了日を迎えていない場合は「進行中」を表示します。

これにより、タスクの進行状況を確認し、期限を超過しているタスクを一目で把握できます。

2. DATEDIF関数の使い方

DATEDIF関数 は、2つの日付の差を求める関数です。タスクの開始日から終了日までの日数を計算したり、残り日数を算出したりするときに役立ちます。

例1：タスクの残り日数を表示する

終了日までの残り日数を計算したい場合、以下の関数を使用します。

=DATEDIF(TODAY(), 終了日, “d”)

• TODAY() は今日の日付を返す関数です。
• 終了日 には、タスクの終了日が入力されているセルを指定します（例：C2）。
• この関数では、今日の日付から終了日までの「日数の差」を表示します。

これにより、各タスクの残り日数が一目で確認できるため、プロジェクトの完了までにかかる時間を把握しやすくなります。

例2：タスクの経過日数を表示する

タスクが開始されてから何日経過したかを知りたい場合、以下の関数を使用します。

=DATEDIF(開始日, TODAY(), “d”)

• 開始日 には、タスクの開始日が入力されているセルを指定します（例：B2）。
• この関数では、開始日から今日の日付までの「日数の差」を計算し、その値を表示します。

これにより、タスク開始日からの経過日数を把握し、作業進行度を確認する際に役立ちます。

3. SUM関数を使った進捗状況の集計

SUM関数 は複数の数値を合計する際に使用する基本的な関数です。進捗管理表では、各タスクの進捗率を合計してプロジェクト全体の進捗状況を管理する際に便利です。

例：進捗率の合計を求める

例えば、各タスクの進捗率がB列に入力されているとします。全体の平均進捗率を求めるには、以下の式を使います。

=SUM(B2:B10) / COUNTA(B2:B10)

• SUM(B2:B10) は、B2からB10までのセルに入力されている進捗率を合計します。
• COUNTA(B2:B10) は、B2からB10までのセルの中でデータが入力されているセルの数を数えます（空白セルはカウントされません）。

これにより、進捗率の合計をタスク数で割り、全体の平均進捗率を算出できます。

エクセルテンプレートを使う

Excelには、ガントチャートを含む進捗管理用のテンプレートが用意されています。これを活用することで、初心者でも簡単に見える化を実現できます。

1. [ファイル] タブから [新規作成] を選択し、「ガントチャート」や「プロジェクト管理」と検索します。
2. 希望のテンプレートを選択し、プロジェクトに応じて項目を編集します。
3. テンプレートを活用することで、複雑な設定を行わずに進捗管理を始められます。

ポイント： テンプレートは、既存のフォーマットをカスタマイズするだけで簡単に利用できるため、進捗管理の初心者や作業効率を上げたい人におすすめです。

これらの手順を一つずつ行うことで、Excelを使った進捗管理の見える化が簡単に実現できます。進捗状況を把握しやすくすることで、プロジェクト全体の進行をスムーズに管理できるようになるでしょう。

Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するメリット

Excelを活用することで、進捗管理を簡単に見える化でき、様々なメリットを享受できます。ここでは、Excelを使用した進捗管理の3つのメリットを紹介します。

Excelで進捗管理を見える化するメリット1 コストが低く始められる

多くの企業や個人ユーザーがすでにMicrosoft Officeを導入しているため、新しいツールを購入する必要がなく、追加コストをかけずに進捗管理を始められる点が大きな魅力です。特別なソフトウェアやライセンス契約が不要なため、コストを抑えながら、ガントチャートやタスク管理表などの作成が可能です。

具体例：テンプレートを活用した進捗管理
Excelにはあらかじめガントチャートやプロジェクト管理用のテンプレートが用意されているため、これを活用することで、コストをかけずに簡単に進捗管理を始められます。例えば、製造業のプロジェクト管理や、イベント企画において、Excelの標準機能を使って、進行状況を可視化することができます。

Excelで進捗管理を見える化するメリット2 馴染みあるツールだから導入が楽

Excelは、ビジネスシーンにおいて最も使用されるツールの1つであり、多くの人が基本的な操作方法を理解しているため、進捗管理に導入する際のハードルが低いことが特徴です。新しいツールを学ぶ手間が省け、スムーズに導入できるので、プロジェクトの立ち上げ段階でもすぐに活用できます。

具体例：新入社員でもすぐに運用可能
新しいプロジェクトメンバーや新入社員が加わった際にも、Excelを使った進捗管理であれば、短期間で操作を覚えてもらうことができます。また、Excelには豊富なサポートドキュメントやチュートリアルが用意されているため、すぐに疑問を解消できる点もメリットです。

Excelで進捗管理を見える化するメリット3 トラブルに早期対応できる

Excelでは、タスクの進行状況を色分けしたり、条件付き書式や関数を活用して、遅延やリソースの不足を視覚的に確認することができます。特に、ガントチャートを用いることで、各タスクの開始日と終了日を直感的に把握でき、予定通りに進行していないタスクを素早く特定し、対応を行うことができます。

具体例：進捗率の自動計算と条件付き書式によるアラート表示
進捗率を自動的に計算し、進行状況が一定の割合を下回ると赤色で警告を表示するよう設定することで、タスクの遅延を防ぐことができます。例えば、特定のタスクが「70%以下」であればアラートを表示することで、担当者がすぐに対応し、プロジェクト全体への影響を最小限に抑えることが可能です。

Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット

Excelには柔軟性やコスト面でのメリットがある一方で、進捗管理ツールとしてのいくつかのデメリットも存在します。ここでは、Excelを使う際の4つのデメリットを解説し、それぞれの対策や注意点も併せて紹介します。

Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット1 最初の準備が大変

Excelで進捗管理表を作成するには、テンプレート作成や関数設定の知識が必要であり、特に初心者にとっては難易度が高くなります。テンプレートのカスタマイズやガントチャートの作成に時間がかかり、導入時の労力がかかる点がデメリットです。対策：公式テンプレートや外部リソースの活用
公式サイトや外部の無料テンプレートを活用し、基本的な構造を作成してからカスタマイズを行うと、初期設定の手間を大幅に減らすことができます。また、テンプレートを用意する際は、他のプロジェクトでも使い回せるよう汎用性を持たせると、将来的な運用コストを削減できます。

Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット2 リアルタイムでの更新が難しい

Excelは基本的に1人ずつ編集する形式のため、リアルタイムでの更新が難しく、複数人での同時作業を行う際には、データの競合が発生するリスクがあります。また、最新の進捗状況を把握しにくい点も、プロジェクト管理においてはデメリットです。

対策：クラウド型ExcelやGoogleスプレッドシートを利用する
クラウド型のExcelやGoogleスプレッドシートを使用することで、複数人での同時編集やリアルタイムの更新が可能になります。これにより、メンバー全員が常に最新のデータを共有し、情報の遅延やデータの整合性の問題を解消できます。

Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット3 テンプレートの使いまわしが難しい

プロジェクトごとにタスク内容や担当者が異なるため、作成したテンプレートの使いまわしが難しい点があります。プロジェクトが変わるたびに、テンプレートをカスタマイズする必要があり、その作業が煩雑になることも少なくありません。

対策：プロジェクト固有のデータを別シートで管理し、テンプレート自体は汎用化する
テンプレートを汎用的なものとして作成し、プロジェクト固有のデータ（タスク名や担当者など）は別シートで管理することをおすすめします。この方法を用いると、テンプレートの構造を変更せずにデータの更新が可能になり、使い回しが容易になります。

Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット4 作った人がいなくなると作成ができなくなりがち

Excelの進捗管理表は、作成者の知識やスキルに依存することが多く、作成者がプロジェクトから離れた場合に他のメンバーが対応できないというリスクがあります。特に、複雑な関数やマクロを使用している場合、理解が難しくなることがあります。対策：管理表に説明や注釈を追加し、引き継ぎを容易にする
Excelのコメント機能を活用して、各セルに設定された関数や書式の意味を記載しておくと、引き継ぎがスムーズに行えます。また、プロジェクト全体の進捗管理ルールやテンプレートの使用方法をドキュメント化しておくことで、作成者が不在になった場合でも他のメンバーが理解しやすくなります。

この記事を通じて、進捗管理を見える化する手法やツールのメリット・デメリットについて理解を深めていただけたかと思います。Excelはコストや柔軟性に優れたツールですが、リアルタイム性やスケーラビリティの面では専用ツールに劣る場合もあります。プロジェクトの規模やチームの特性に合わせて、最適な進捗管理方法を選ぶことが重要です。

例えば、小規模なプロジェクトや個人単位のタスク管理では、Excelの強みを最大限に活かせるため、導入や運用コストを抑えつつ柔軟な管理が可能です。一方、大規模プロジェクトや複数人がリアルタイムで関与する作業では、Googleスプレッドシートや専用のプロジェクト管理ツール（Trello、Asana、Microsoft Projectなど）と組み合わせて使うことをおすすめします。

進捗管理ツールの選定ポイント

Excelを使う際には、次のポイントを考慮して、適切な管理手法を導入することが大切です。

1. プロジェクトの規模
   小規模であればExcelやGoogleスプレッドシートでも十分対応できますが、大規模プロジェクトでは専用ツールの導入を検討すると効率的です。
2. リアルタイムでの情報共有の必要性
   同時に複数人で編集する必要がある場合は、クラウド型ツールや共同編集が可能なプラットフォームを選びましょう。
3. タスクの複雑性
   タスク同士の依存関係が多い場合は、WBSやガントチャートを視覚的に管理できるツールを検討してください。
4. チームのスキルレベル
   Excelの関数やマクロを使いこなせるスキルを持つチームであれば、Excelをカスタマイズして使うことも一つの手ですが、スキルにばらつきがある場合はシンプルなツールを選ぶことが望ましいです。

最適なツールを選んでプロジェクト管理を成功させましょう！

Excelを使った進捗管理は、コストを抑えながら柔軟にプロジェクトを管理できる強力なツールです。しかし、チームの規模やプロジェクトの性質によっては、その特性を十分に発揮できない場合もあるため、専用ツールの導入を検討することも重要です。

進捗管理を見える化することで、プロジェクトの進行状況をチーム全体で共有しやすくなり、生産性やコミュニケーションの向上にもつながります。ぜひこの記事を参考に、自社に合った進捗管理の方法を導入し、プロジェクトを成功へと導いてください。